Mode opératoire — Administrateur

Avant de commencer

Vous avez reçu un email d'invitation : cliquez sur le lien magique, vous arrivez connecté sur le tableau de bord. Pas de mot de passe à retenir — chaque connexion passe par un lien envoyé à votre email (bouton « Recevoir un lien » sur la page de connexion).

Votre rôle Administrateur donne accès à tout le paramétrage de votre espace ; les autres rôles (technicien, auditeur, client) ne voient que leur périmètre.

1. Paramétrer la structure (15 min, une seule fois)

1. Sites & agences (menu latéral) : créez vos agences et lieux d'exploitation (ex. « Agence Toulouse », « Atelier Colmar »). Un technicien rattaché à un site ne verra que les équipements de ce site.
2. Paramètres : vérifiez le nom de votre espace, le logo et les couleurs (ils habillent aussi le portail client). La jauge en haut montre votre consommation de quota (ex. 30 / 200 équipements).
3. Modèles de rapport : composez les formulaires de contrôle par famille d'équipement (champs texte, cases à cocher, photos…) — sans aucune compétence technique. Les techniciens les retrouvent automatiquement sur le terrain.

2. Importer votre parc

• Au fil de l'eau : Équipements → Ajouter. Choisissez la catégorie, le site, le client éventuel, et la périodicité VGP (6 mois levage chantier, 12 mois standard… ou « Non soumis à VGP »).
• En masse : Import → téléchargez le modèle CSV, remplissez-le (une ligne par équipement), glissez le fichier. Les sites sont créés automatiquement depuis la colonne « Lieu », les catégories et clients sont reconnus par leur nom.

Si votre plan est plein, la création est refusée avec un message clair — contactez-nous pour passer au palier supérieur (la jauge dans Paramètres vous prévient dès 80 %).

3. Imprimer les étiquettes QR

1. Étiquettes QR (menu) : cochez les équipements (ou tous), choisissez le format, Imprimer — vous obtenez des planches A4 à coller.
2. Étiquette abîmée ? Ouvrez la fiche de l'équipement → « Réimprimer l'étiquette ». Le QR est identique : aucune re-saisie, l'historique est préservé.

4. Inviter les utilisateurs

Dans Utilisateurs → Inviter :

• Technicien : peut scanner et contrôler. Rattachez-le à un site pour restreindre sa vue.
• Auditeur : consultation, registres et exports — aucune modification.
• Prestataire externe : votre vérificateur VGP — il ne voit QUE les équipements des missions que vous lui assignez.
• Client portail : compte en lecture seule pour votre client final — rattachez-le à sa fiche client (créée dans Clients).

Chaque invité reçoit un email avec un lien magique : aucune installation, aucun mot de passe initial.

5. Piloter les vérifications

1. Missions VGP : composez un lot d'équipements (filtre + cases à cocher), assignez votre vérificateur, fixez une échéance. Vous suivez l'avancement (X/Y contrôlés) en direct ; à la fin, le registre de la mission est imprimable.
2. Alertes automatiques : chaque jour, MaterielTrack envoie les rappels J-30, J-7 et jour J aux administrateurs (et aux clients rattachés), avec escalade le lendemain si rien n'est fait. Rien à configurer.
3. Tableau de bord : les cartes « En retard » et « Sous 30 jours » sont cliquables et mènent à la liste filtrée. La page se met à jour toute seule quand un contrôle est déposé.

6. Documents et conformité

• Bibliothèque documentaire : glissez-déposez certificats CE, notices, rapports (50 Mo max). Cliquez un document pour le prévisualiser.
• Sur une fiche équipement, onglet Documents : « Remplacer » crée une version 2 sans perdre la v1.
• Registre : depuis le tableau de bord ou une mission — export PDF avec QR d'authenticité et mentions réglementaires (art. L4711-5).

7. Pour aller plus loin

• API & Webhooks (menu) : créez une clé API pour connecter votre ERP (Odoo, Sage…) — la clé ne s'affiche qu'une fois. Documentation : [materieltrack.fr/developers](/developers).
• Export CSV : bouton « CSV » sur la liste des équipements — exporte tout le filtre courant, lisible dans Excel.

En cas de blocage

Écrivez-nous via [le formulaire de contact](/contact) — réponse sous 24 h ouvrées.